Публикувано на: 26 септември, 2023Пандемията, меко казано, ускори масовото навлизане на работата от разстояние, за което говорят и над 600-те fully remote обяви в job board-а на DEV.BG. Като добавим и острия недостиг на IT кадри, разбираме защо работодателите много бързо рекалибрираха стратегиите си за задържане на таланти, включително по отношение на въвеждането им на работното място, или т.нар. онбординг (onboarding).
Днес и той често се случва от разстояние, като целите му са същите като онбординга „лице в лице“. Разликата е в начина, по който се осъществява, защото новоназначеният служител не присъства лично на въвеждащото обучение. Това поставя и компаниите, и хората пред нови предизвикателства и въпроси: Как се насърчава чувство на принадлежност, когато новите служители не се срещат лично с колегите си? Как се ориентират в разнообразието от комуникационни инструменти на компанията, за да поддържат продуктивни отношения с екипа? Как стават активна част от фирмената ѝ култура във виртуална среда? Как получават нужното ноу-хау, за да започнат да изпълняват ролята си ефективно? И как се случва всичко това в IT сектора в България?
Последствията от некачествения remote onboarding
Защо добре планираният и изпълнен онбординг от разстояние е толкова важен? Краткият отговор е, защото некачествените въвеждащи програми са пряко свързани с ниски резултати, напускащи служители и сериозни загуби за бизнеса. „Некачественият онбординг от разстояните би могъл да доведе до намалена продуктивност и по-високо текучество заради евентуални затруднения на новите служители с интеграцията и че могат да се чувстват откъснати от живота в компанията,“ казва Ана Кулеванова, Директор Човешки ресурси и Изпълнителен директор на Chaos в Македония. Колегата ѝ Минчо Донев, Директор Човешки ресурси, допълва, че това създава предпоставки за несъответствие с културата на компанията и пропуснати възможности за обучение, което, от своя страна, слага бариера пред дългосрочния ѝ успех, а в най-лошия случай може да навреди на репутацията ѝ и дори да я изложи на правни рискове.
Според специалистите некачественият онбординг от разстояние има отрицателни последствия не само за работодателя, но и за наетите: „Той затруднява новите служители да се интегрират в културата и ценностите на компанията, както и да общуват ефективно с останалите екипи, а това директно се отразява на тяхната мотивация и ангажираност,“ казва Симона Югова, Мениджър Човешки ресурси на българския офис на Exadel.
Мария Стоилкова, Global Learning & Development lead в Blankfactor, допълва, че част от отрицателните последствия, които компанията се опитва да избегне както за новите служители, така и за организацията, включват несъответствие с фирмената култура, по-дълго време за достигане на продуктивност, намалена ангажираност и мотивация, затруднена комуникация и предпоставки за недоразумения.
Според Даниела Грозева, Head of Talent Acquisition в Akkodis България, основните проблеми биха се свели до бавен и муден процес, резултиращ в спад на мотивацията на колегата и респективно неуспешен старт на проекта, за който е назначен служителят, а според Теодора Лазарова, Chief People Officer в Anthill, некачественият онбординг от разстояние може да доведе до чувство на неориентираност, липса на свързаност и принадлежност към компанията, както и трудности в приобщаването към екипа и идентифицирането с културата и практиките на компанията.
„Некачествено планираното и неправилно проведено дистанционно обучение може да доведе до намалена ангажираност, пропуснати очаквания за изпълнение, ограничена интеграция на екипа и неефективност, които оказват влияние върху културата на компанията и намаляват доверието на служителите,“ казва Елена Петкова, HR Business Partner в Luxoft България. За да редуцира тези проблеми, организацията е разработила програми за remote onboarding, които предлагат цялостно обучение, ясна комуникация и постоянна подкрепа на новите служители за продуктивен старт.
Първото впечатление има значение: remote onboarding процесът
Представете си следната ситуация: отивате на парти, домакинът ви посреща топло, запознава ви с другите гости и ви предлага питие. Веднага бихте се почувствали удобно и добре дошъл, нали? Онбордингът на нови служители, включително този от разстояние, трябва да е такъв — едно приятно, позитивно и ангажиращо изживяване. Как го постигат IT работодателите в България?
Първите стъпки в процеса са малки, но изключително важни за успешния старт на всеки нов служител. Симона Югова ги описва: през първия работен ден в Exadel неин колега от People екипа изпраща имейл за „Добре дошъл!“ на новоназначения служител и заедно оформят виртуалното му работно пространство. След това го запознават с фирмените системи, историята и ценностите на компанията, каналите за комуникация и др. Работят заедно по списъка със задачи за първия работен ден и го представят на българската общност на Exadel в Slack.
В Anthill имейлът за „Добре дошъл!“ включва и програма за новите служители през първите няколко дни, като например онлайн срещи с директния им мениджър, екипа и CEO-то на компанията. Има и среща с HR специалист, на която новодошлите се запознават с вътрешния правилник на компанията, всички придобивки и инициативи на Anthill, както и фирмените системи, вкл. HR система с материали и инструменти за управление на отпуски, болнични и подобни. „За да направим процеса по онбординг по-гладък, всички стъпки са автоматизирани в нашата HR система и представени под формата на задачи. При преминаване на дадена стъпка от процеса колегите отбелязват съответната стъпка като приключена задача. По този начин и новият колега, и неговият/нейният мениджър могат да проверят прогреса,“ допълва Теодора Лазарова.
Първите фази от remote онбординга в Akkodis също включват виртуални срещи и онлайн обучения за опознаване на целите и политиките на компанията и условията на труд, като тук водеща роля имат екипите по „Подбор“, „Обучение и развитие“ и „Маркетинг“. След това новите служители преминават към профилирани технически обучения, конфигуриране на специфични достъпи и запознаване с колегите. „Финалната фаза включва shadowing на по-опитен колега от отдела и детайлно запознаване с проекта, по който новопостъпилият колега ще работи,“ обяснява Даниела Грозева.
Колко трае всичко това? В зависимост от позицията въвеждането в новата роля в Akkodis продължава между две и пет седмици. В Luxoft основната сесия по въвеждане в работата продължава час и половина и се провежда от изпълнителния директор на компанията и представители на отделите „Човешки ресурси“, Employer Branding и „Обучение“. Елена Петкова уточнява, че за по-гладко протичане на процеса работят с новите служители на няколко нива. Първото е глобално включване, или т.нар. Boot Up Camp — имейли и три сесии, които позволяват на новодошлите да придобият цялостна представа за компанията от гледна точка на ръководния екип. Второто ниво представлява местно обучение, което включва сесията HR Connect и среща с ръководството на съответната локация, като фокусът пада върху специфични местни аспекти. Междувременно компанията предоставя на новия колега различни материали за самообучение като фирмени политики, процедури и др.
Онбординг процесът в Chaos отнема около три месеца, като продължителността му варира според позицията и опита на новия служител. Ана Кулеванова споделя, че го разделят на активности, фокусирани върху структурата и продуктите на компанията, и такива, които са директно свързани с позицията. Първите са обединени в програмата Boot Camp, която продължава около две седмици, като обученията в програмата се водят от ръководители на различни екипи и отдели, както и има специфични HR сесии, адаптирани за съответния регион или локация. Минчо Донев допълва, че обученията, свързани с конкретната позиция, се водят от директния ръководител или buddy от съответния екип, като в тях се включват и колеги от други екипи, а онлайн сесиите се случват в рамките на две седмици.
Инструменти за remote onboarding
Loading …
София
Fully RemoteЗа да гарантират гладко и качествено преживяване по време на онбординга от разстояние, работодателите използват много и най-различни инструменти. Някои от тях, като например Anthill, Luxoft и Chaos, предварително изпращат на новите служители технологично оборудване и материали за компанията, за да я „усетят“ преди първия работен ден.
Стигайки до конкретен инструментариум, опитът на Мария Стоилкова показва, че „използването на подходящи софтуерни инструменти е от съществено значение за успешното интегриране на новите колеги в компанията“, като ключовите инструменти, които Blankfactor използват при онбординг от разстояние, включват Slack, GIT, Google Workspace и JIRA Confluence, както вътрешни платформи. Даниела Грозева споделя, че в Akkodis работят със SAP и Plateau, защото тези системи им позволяват да се придържат към Agile методологията на работа.
Списъкът от remote onboarding инструменти на Luxoft също е богат, както разбираме от Елена Петкова. Той включва: платформи за видеоконферентна връзка (Microsoft Teams, ZOOM) за обучителни уебинари; системи за управление на документи (DocuSign, Adobe Sign, SharePoint), които улесняват попълването им от разстояние; платформата Luxoft LMS за онлайн обучения и проследяване напредъка на служителите; LuxStaff софтуер, който рационализира задачите, свързани с човешките ресурси; системи за управление на изпълнението и отчитане (LuxTalent и Tableau); инструменти за сигурност и такива за проучвания и обратна връзка.
Персонализиран remote onboarding? В повечето случаи е такъв
Не само клиентът, но и новият служител е с приоритет, затова компаниите все по-често персонализират онбординг процеса: „В Exadel се стремим максимално да персонализираме дистанционния онбординг на нови попълнения, осъзнавайки, че това е едно от първите и ключови условия за позитивно служителско преживяване. В този ред на мисли всеки новодошъл колега има свой HR мениджър, който взима предвид нуждите и професионалните му цели и му осигуря насоки и подкрепа по време на периода на адаптиране,“ казва Симона Югова.
В Anthill процесът на онбординг от разстояние в голяма степен е унифициран, но има и различия, които произтичат от проекта, по който ще работи новият колега, както и от конкретния екип, към който се присъединява, и специфичната му техническа роля, защото различните екипи и позиции предполагат различна документация и системи. „За улеснение на новия служител в първите месеци на работа тя или той може да разчита на друг по-опитен колега, който да му помогне в първоначалната ориентация и адаптиране към екипа и проекта, както и да го насочва по специфични технически въпроси,“ уточнява Теодора Лазарова.
Мария Стоилкова споделя, че първата среща с всеки нов член на Blankfactor започва с виртуален разговор с HR мениджър, който остава на негово разположение заедно с екипа „Образование и развитие” в рамките на целия пробен период от шест месеца. Новодошлите преминават през персонализирани обучения във вътрешната образователна платформа Init<iate>, които включват индивидуални обучителни планове, онлайн курсове и учебни материали за специфични технически умения и меки умения, които са нужни на всеки успешен Blankfactor инженер-консултант. Компанията предлага и виртуални сесии с опитни служители и ментори, които да предоставят на новите колеги ценни съвети и подкрепа във връзка с техническите аспекти на работата им, както и технически симулации и практически упражнения по конкретни проекти, които позволяват на новодошлите да упражнят уменията си в реален или контролиран сценарий и постепенно да усвоят стила на работа и културата на компанията.
Връзката с общността на компанията и нейните знания
Културата на всяка организация се подхранва от хората в нея, така че усещането за свързаност и принадлежност е друг ключов въпрос при виртуалния онбординг. Как работодателите постигат и това? „За са създадем усещане за свързаност, всеки новодошъл става buddy на по-опитен служител със същата технология или колега от различен отдел. Идеята е този човек да отговаря на въпроси, свързани с компанията, както и да представя новия колега на различни хора от компанията. Също така, новите служители се присъединяват към някоя от нашите отдалечени технологични общности (QA, DevOps, Big Data, UX/UI и др.) за обмяна на знания и опит. Не на последно място компанията ни има и два офиса в сърцето на София, където регулярно организираме активности за сплотяване,“ казва Симона Югова от Exadel.
В Anthill представят всички новите служители и в месечния бюлетин на компанията. „Допълнително представяне и опознаване на новите колеги става и по време на ежемесечната ни вътрешна среща Facts & Snacks, при която служителите от разстояние се включват дистанционно,“ допълва Теодора Лазарова. В Chaos по-опитните колеги се включват в Boot Camp обученията. „Също така насърчаваме ротация на хората, които водят онбординга, така че да могат да участват повече хора, които имат желание за това. Така насърчаваме и многообразието и включването в компанията,“ споделя Ана Кулеванова.
Мария Стоилкова от Blankfactor споделя, че платформата им за споделяне на знания Init<iate> постоянно се обогатява със съдържание, което е специално насочено към разнообразните технически роли в организацията, а обученията се създават и водят от колегите, които имат богат опит и експертиза в конкретни области. „Така наученото е не само конкретно обвързано с реалните ни проекти, но новите ни колеги имат и пряка връзка с най-опитните ни колеги в дадена сфера на техническото познание. Предаването на опит, което помага и за втвърдяването на познанията на този, който го споделя, е основен механизъм за поддържане на високото ни ниво на професионализъм.“
Предимствата на онбординга от разстояние — всички печелят
Според Симона Югова от Exadel онбордингът от разстояние носи сериозни позитиви както за служителите, така и за работодателите: „От една страна, намалява стресът, свързан със започването на нова работа, тъй като позволява на служителите да навлязат в новата позиция от комфорта на собствения си дом. От друга, дистанционният онбординг спестява разходи за компаниите, може да се мащабира по-лесно, както и позволява асинхронност и много по-голямо персонализиране, което би подобрило цялото служителско преживяване. На последно място, но не по важност, съществуват онлайн инструменти, които позволяват на компаниите да измерват и оценяват по-лесно ефективността на своите дистанционни онбординг програми.”
За Елена Петкова от Luxoft дистанционното обучение е стратегически избор, а онбордингът от разстояние предоставя множество предимства като достъп до разнообразни таланти от различни локации, което насърчава разнообразието и иновациите; спестяване на разходи за транспорт, физически пространства и материали; оптимизирани процеси и по-бърза интеграция; безопасност най-вече по време на здравни кризи; грижа за околната среда предвид намаленото използване на ресурси; персонализирано обучение; повишаване на цифровите умения и познаването на инструментите за дистанционна работа; подобрен баланс между професионалния и личния живот и готовност за бъдещето, „тъй като дистанционното обучение подготвя служителите за променящия се пейзаж на дистанционната работа.“
Даниела Грозева от Akkodis казва, че: „Онбордингът от разстояние позволява на нас като работодател и на новопостъпилите колеги по-добре да приоритизираме задачите си за деня. Тази гъвкавост в управлението на времето е от ключово значение за продуктивността и удовлетвореността на колегите.“
За Теодора Лазарова от Anthill едно от големите предимства на онбординга от разстояние е заниженото ниво на притеснение и чувство на дискомфорт на новите служители, защото преживяват процеса в сигурна и позната среда — своя дом.
„Покрай пандемията научихме, че трябва постоянно да преразглеждаме процесите и комуникациите си в реално време. Традиционният начин на въвеждане на нови служители престана да съществува, а ние засилихме дистанционния подход. Трябваше да преразгледаме процеса и да дефинираме стъпките му. След това трябваше да свикнем да се социализираме и да се свързваме отдалечено. В началото не беше лесно, но с времето стана по-удобно и дори по-забавно, защото разбрахме ползите, които може да ни донесе,“ казва Ана Кулеванова от Chaos, а колегата ѝ Минчо Донев посочва малка част от тях: възможност новите служители да имат дистанционен ментор, който да им помогне да се запознаят с културата на компанията, използване на онлайн инструменти в процеса на въвеждане в работата и създаване на емоционална връзка между новодошлите, по-гъвкав и адаптивен подход към интегрирането им.
Онбордингът е една от най-важните предпоставки за успеха на всеки нов служител, независимо откъде работи. С нарастващата популярност на изцяло дистанционните възможности за работа в IT сектора практиките за remote onboarding също ще се увеличават, подобряват и обогатяват, защото инвестицията в качествени въвеждащи програми е първата стъпка към растежа и успеха на всяка организация, независимо къде оперира.
