Публикувано на: 15 февруари, 2023
Wave Technologies Group със своите две компании Mobile Wave Solutions и Roller Gaming, като част от IT сектора в страната, вярва в дигиталното бъдеще както на света, така и на България в частност. Според мениджмънта на холдинга, то минава през успешното опазване на околната среда чрез колективни усилия в тази посока – заедно да направим земята по-добро място за живеене. По естествен начин това убеждение съвпада и с разбирането на мениджмънта на двете компании, че хората са най-важният капитал. Това са и двете основни движещи причини за търсене на ефективно решение за дигитализация на HR процесите в двете компании.
Ключовата цел на проекта е да се създаде електронно трудово досие на на всеки служител и всички HR процеси – сключването на трудовия договор, подаване на искане за отпуски, анекси към трудов договор, прекратяване и др. Основните резултати от него са по-чиста природа и щастливи служители, които се чувстват добре и които са освободени от излишна бумащина. Повече за проекта HR Digital ще ни разкажат Джахоноро Веселинова, HR, Marketing Director и член на Борда на директорите на холдинга, и Силвия Недева – Project Manager на проекта и Talent Acquisition Consultant, в Mobile Wave Solutions:
Здравейте, Джахоноро и Силвия. Как възникна идеята за създаване на изцяло дигитализиран процес на трудови взаимоотношения?
Джахоноро: Може да се каже, че ситуацията с COVID беше катализаторът за вземането на решение да организираме процесите по администрирането на трудовите правоотношения изцяло електронно, законно и сигурно. Когато започна пандемията, всички колеги трябваше да работят от вкъщи (с изключение на HR специалистите и администрацията).
Шест човека от тези отдели отговаряха за над 100 колеги, като трябваше бързо да реагираме по промени в трудовите им договори, отразяващи възможността за дистанционна работа. Всички анекси на договори достигаха с куриери до адресите, от които работеха дистанционно нашите служители. Това бе изключително трудоемко и времеемко, като сме имали и случаи на изгубени документи, изпратени с куриер. Такъв тип грешки, както и нашето желание хората да имат свободата и избора да работят от всяка точка, без да е нужно да идват веднъж или два пъти в месеца до централния офис за подписване на документи, окончателно ни накара да вземем решение и да действаме.
Какви са основните цели, които искате да постигнете с този проект?
Джахоноро: За мен най-важната цел е да дадем възможност на нашите служители да подписват документи дистанционно, онлайн, където и да се намират, както и да помогнем на планетата да бъде по-чиста чрез електронизация на различни процеси и спестяване на хартия. С годините едно трудово досие се увеличава изключително много откъм документооборот, съответно физическият труд и количеството хартия, свързани с него, могат да бъдат намалени значително посредством дигитализация. В момента облачните платформи нямат никакъв лимит, така че ние в качеството си на представители на IT сектора, можем да бъдем част от глобалната кауза за опазване на околната среда на нашата планета.
Силвия: Не на последно място – едно от важните неща, за които ние не си даваме сметка, е, че можем да спестим ценно време на нашите служители и специалисти. На никого не му е приятно да бъде търсен постоянно за подписи, така че ние решихме да освободим хората от този ангажимент. С този проект се стремим да направим работната среда по-спокойна и щастлива за нашите експерти, в която те самите да могат да насочат усилията си към по-полезни и продуктивни дейности. Накратко казано – стремим се да направим по-смислен и ефективен техния работен ден.
Можете ли да опишете какво представлява това електронно досие накратко?
Джахоноро: Ще дам един пример с кандидат, който е приел да работи при нас, за да илюстрирам нашето софтуерно решение. Първото действие, което ние извършваме, е да му пратим декларация за съгласие относно това дали приема трудовото му досие да бъде изцяло електронно, като предварително сме го информирали за дигитализацията на трудовите досиета в холдинга. След това създаваме дигитална папка на кандидата в облака, както и негов личен профил, в който ще се съхраняват всичките му административни документи.
Силвия: Представете си, че ние всъщност създаваме онлайн контейнери за съхранение на различните документи – наричаме ги дигитални “шкафчета”. След създаването им самият софтуер си ги подрежда, където е необходимо. Всички действия, които преди бяха свързани с физически папки и хартия, сега са изцяло електронни. Съответно основното софтуерно решение черпи информация от другите ни системи (например, системата за отпуски) след известни интеграции на различните бази данни.
Как приеха тази дигитализация служителите на Mobile Wave Solutions и Roller Gaming?
Джахоноро: Започнахме да говорим за този проект още от януари 2022 година, когато организирахме обща среща на всички от висшия мениджмънт на екипите в Mobile Wave Solutions и Roller Gaming. Тогава изложихме ясно целта – да направим трудово-работните процеси изцяло дигитални. Всички бяха много развълнувани, задаваха различни въпроси относно реализацията и накрая останаха доволни и щастливи от идеята. Нашите старши експерти и мениджъри бяха хората, които подкрепяха инициативата техните колеги да могат да работят от всяка точка. Освен това осъзнахме, че след пандемията се промени изцяло възприятието за формата на работното място – офис или дистанционна форма, и че все по-малко хора биха се върнали за постоянно в офиса. Съответно ни отне около една година да намерим партньори за това начинание, които да ни помогнат за всяка една стъпка от създаването на дигитална система. Когато вече бяхме готови с този продукт и го анонсирахме на нашите служители, всички възприеха цялостната концепция много добре – за една седмица имахме 100% съгласие по отношение на въвеждането на платформата за цялостна дигитализация на трудовите правоотношения.
Силвия: С екипа направихме информационна кампания сред служителите на двете компании за промените и дигитализацията в хода на изпълнение на проекта. Нещо, което отчитаме като много позитивно, бе проведения двучасов уъркшоп, който организирахме с нашия партньор, предоставящ софтуера. По време на срещата екипа на партньора разказа за техния опит в други компании, отговори на въпроси и разкри какви могат да бъдат предизвикателствата при стартиране и реализация на подобен проект.
Loading …
Fully Remote
HybridС екипа бяхме изключително щастливи да получим декларациите за съгласие от всеки един служител при нас за дигитализиране на трудовото му досие, в съответствие със законодателството. В този смисъл, получихме 100 % съгласие от служителите, с което сме много горди и което още веднъж потвърди правотата на предприетата крачка към дигитализация от страна на мениджмънта.
Разкажете ни малко повече за екипа и хората, които стоят зад този проект.
Джахоноро: Нашата цел беше да запазим процесите ни непроменени, като в същото време ги дигитализираме. За тази задача се постарахме да подпомогнем нашия HR eкип с доказани професионалисти от различни сфери. Например, нашите външни партньори, които отговарят за работните заплати (типично за IT компаниите този аспект е аутсорсван), също държаха да има по-малко хартиени документи в трудово-работните взаимоотношения. Те ни асистираха много в разработката на дигитализацията. Потърсихме помощ и от адвокатска кантора, която ни помогна да изчистим и правните детайли. С всички тези различни специалисти ние работихме прекрасно – много е важно да можеш да разчиташ във всеки един момент на партньорите и екипите, с които реализираш един такъв проект.
Силвия: Правните експерти ни помогнаха много и в постигането на оптимизация по цялостния документооборот. Можем да опишем участващите екипи като два – вътрешен, който е съставен изцяло от специалисти на холдинга, Mobile Wave Solutions и Roller Gaming (включително и IT специалисти); и външен – това са нашите партньори, доставящи самия софтуер. Във вътрешния екип влизат и асоциирани членове, като правните и счетоводните ни консултанти, и др.
Пред какви предизвикателства се изправихте в процеса на създаване на продукта?
Джахоноро: Едно от предизвикателствата бе не само да внедрим ефективно дигитално решение, а и да не променяме прекалено вече работещите трудово-правни процеси. С други думи, не трябваше да има промяна в начина по който служителите ни, например, електронно си подаваха молбата за отпуск, а само процесът след това, при който да не се изисква принтиране на хартиена заповед, а издаване на дигитална заповед.
Силвия: Да, точно така и това е много важно! Нa практика, в нашите компании имаме приложение, през което служителите заявяват отпуските си. Постарахме се това да не се променя по никакъв начин за тях. Разликата бе, че одобрената заповед за отпуска вече я получават електронно, на телефона си в приложението си за електронен подпис и с един клик на телефона трябва да я подпишат дигитално. Преди дигитализацията, естествено следваше заповедта да се разпечата на хартия и да се подпише ръчно. Важно е да добавим, че всички разходи по закупуване, поддръжка и използване на индивидуалните електронни подписи за всеки един служител са за сметка на работодателя.
Как виждате бъдещето на този тип оптимизация на работни процеси?
Джахоноро: Мисля, че все повече и повече компании ще въведат подобна дигитализация. Може да се каже, че това дигитално бъдеще всъщност вече е настояще. Всички можем да работим откъдето пожелаем, да пътуваме навсякъде, и не трябва дейност като физическо подписване на документ да е пречка пред това служителите ни да избират своята локация. Може би единственото ни предизвикателство към момента е малко по-скъпата цена на имплементиране на тези решения, но вярвам, че с времето и това ще отпадне като проблем.
Силвия: Компаниите в България са готови да тръгнат по този дигитален път. Освен това, българският законодател подкрепя такава стъпка чрез конкретна Наредба, с която се дава тази възможност. Виждаме, че държавата полага усилия да развие, въведе и предложи на бизнеса и на гражданите все повече електронни услуги от различни нива и това допълнително стимулира бизнеса да премине към дигитализация от гледна точка на своите административни процеси. Както каза и Джона, настоящето е дигитално, а аз бих добавила – бъдещето ще е още по-дигитално :). Няма връщане назад към хартията. А когато това е и за доброто на нашата планета Земя, то тогава всички ползи са налични!
Ако ти допадат ценностите на компанията, сред които е и опазването на околната среда, виж как да станеш част от семейството на Wave Technology Group и се информирай за отворените позиции в Mobile Wave Solutions в Job Board-a на DEV.BG.
